Zijn er hier mensen aanwezig die in het bestuur zitten van een Oudervereniging? Het liefst als Penningmeester, of in ieder geval met kennis van de boekhouding. Er is mij gevraagd de boekhouding van onze Oudervereniging over te nemen en ik heb er wat vragen over.
Ik was vorige jaren de penningmeester, nu de voorzitter. Ben nog wel penningmeester bij een andere vereniging. Maar misschien kan ik je toch helpen?
Ik kan denk ik ook wel helpen. Ik ben voorzitter en ik help de penningmeester (is bij ons een leerkracht).
Ow zoveel reacties al, dankjewel dames! Het gaat om het volgende, we hebben een kleine school, zo'n 140 leerlingen en elk jaar wordt er via de schoolapp een nota verzonden aan alle ouders, maar dat is een algemene nota die voor iedereen hetzelfde is. Er staat dus geen factuurnummer op per gezin. De ouderbijdrage wordt dan middels een overboeking voldaan. Voor incasseren heeft de huidige penningmeester wel eens geïnformeerd, maar toen is besloten om het zo te laten als het nu is. (Ik denk ivm bijkomende kosten, maar dat weet ik niet zeker) Op zich is handmatig overmaken ook prima, maar ik vraag me af of het volstaat op deze manier. Is het niet verplicht om iedereen een nota te sturen met een eigen factuurnummer? Het handmatig overmaken van betalingen is ook best wel ouderwets, en wordt door ouders veel vergeten. Daarom zou bijvoorbeeld een betaallink fijn zijn, dan betalen mensen vaak meteen. Maar als je één betaallink naar al die ouders stuurt, dan weet je niet welke betaling bij welk kind hoort. En een betaallink per ouder, dat lijkt me dan weer heel veel werk.. Hoe is dit bij jullie geregeld? Automatische incasso, of ook handmatig? En krijgt iedereen een eigen factuur?
Automatisch incasso via Rabobank was heel veel werk per ouder een nummer aanmaken en elk jaar al die nummers invullen. Waren we elk jaar meerdere uren mee bezig. Nu weer terug naar een brief met de vraag of je overmaakt. Waarbij je naam van je kind(eten) vermeld. Bij ik geloof abn amro kun je betaalverzoek sturen. Naar iedereen. Rabo heeft dat ook niet. Kun je niet een tikkie naar iedereen sturen wel privé maar niet via zakelijk. Dat lijkt ons nog wel wat. Bij betaal link kun je ook ouders naam laten toevoegen van kind.
Dat lijkt mij dus ideaal! Een linkje waar ouders op kunnen klikken zal het snelst de meeste betalingen opleveren denk ik. Maar ik kan dus nergens een optie vinden waarbij ze dan zelf de omschrijving kunnen invullen/aanpassen. Wij hebben een rekening bij Rabo, daar kan ik wel een betaalverzoek aanmaken, maar alleen met een omschrijving die ik zelf meegeef. Tikkie hetzelfde..
Ja bij Rabobank kan dat dus niet. Rabobank loopt erg achter helaas. Tikkie weet ik niet daar werk ik niet mee. Bij Rabobank kon je ook niet één betaalverzoek naar meerdere mensen sturen. weet niet of dat inmiddels al wel kan. Mijn collega zeg dat dit allemaal wel bij abn amro kan.
Wij sturen een tikkie per klas in de klassenapp. Dan kun je vaak wel de namen vd kids matchen. Soms is er een betaling van een andere naam maar dat wordt dan even door de klassenouder gecheckt met wat mogelijke ouders en is dat ook opgelost.
Ja werkt erg fijn! Nu is 98% vd ouderbijdragen in een dag betaald, eerst moest je best vaak herinneren in de nieuwsbrief.
Wat een goed idee! Dankjewel Op die manier is het inderdaad heel wat overzichtelijker. En toch niet al teveel werk voor mij (140 betaallinkjes werd me toch wat te gek) Wat fijn toch dit forum, altijd wel mensen te vinden die je verder kunnen helpen.
Even uit nieuwsgierigheid hoor: Bij ons is de ouderbijdrage, een vrijwillige ouder bijdrage. Er staat ook expliciet omschreven dat wanneer dit niet betaald wordt, kinderen niet uitgesloten worden van activiteiten enzovoorts. Maakt het dan uit om te weten welke ouders het geld over maken en welke niet ? Óf is de ouderbijdrage bij jullie niet vrijwillig ? Wij maken hem uiteraard over, we willen graag bijdragen aan de activiteiten die van uit school georganiseerd worden. Daarnaast kunnen wij het ook gewoon missen. Maar het lijkt me onder deze voorwaarden niets toevoegen om te weten welke ouders wel, en welke ouders niet overmaken.
Behalve de ouders die wel kunnen en willen betalen, maar het vergeten… dat zou mij zomaar kunnen overkomen. Volgens mij tekenen wij hier begin van het schoolleven voor automatisch incasso.
Precies dit is de reden. Er zijn meerdere ouders die wel kunnen en willen betalen, maar het vergeten. Na een herinnering betalen ze dan alsnog. Het zou zonde zijn als je dat allemaal misloopt, dan wordt een schoolreisje onbetaalbaar.
Bij ons zijn er maar een paar ouders die niet willen betalen uit principe. Wij proberen ze dan toch nog te overtuigen het wel te doen door uit te leggen wat we met het geld doen (sint, kerst, carnaval, schoolreisje, sportdag, cadeautjes voor juffendag en gelegenheden etc) en dat onze oudervereniging los staat van school. Voor ouders die niet kunnen betalen was er voorheen Stichting Leergeld maar vanaf dit jaar vergoeden die de ouderbijdrage niet meer en springt de school bij. De ouderbijdrage is bij ons maar 25 euro, inclusief het schoolreisje en er zijn maar een een stuk of 3 ouders die niet willen betalen op ruim 200 kinderen.
Hier gaat er ook een reminder naar de ouders die na een bepaalde periode nog niet betaald hebben. Dan moet je natuurlijk wel weten wie dat zijn. Persoonlijk zou ik het overigens niet via de klassenouder doen als die kan zien wie er wel/niet betaald heeft, maar dat is misschien ook niet wat Majo1983 bedoeld, waarschijnlijk heeft ook dan alleen de oudervereniging inzicht in wie er wel/niet betaald heeft.
Dat is echt heel netjes, hier is het veel meer helaas. Sommige ouders kunnen het niet betalen, maar ook gewoon ouders die het makkelijk kunnen, maar niet willen betalen. En sommige van deze ouders zeuren dan ook nog als ze de activiteit niet goed genoeg vonden.