Ik heb voor mijn mans (kleine) bedrijf een kleine tool in excel ontwikkeld waarmee hij automatisch documenten kan genereren. Denk dan aan documenten die grotendeels hetzelfde zijn, maar gepersonaliseerd moeten worden voor klanten (bv, offertes, facturen, contracten, ed). Ik weet dat hiervoor ook softwarepakketten bestaan maar die zijn duur en zijn dus niet altijd voor kleine bedrijven interessant. Ik ben benieuwd hoe het aanpassen van standaard documenten bij andere kleine bedrijven gaat: doen jullie dit handmatig? Hebben jullie hier ingekochte software voor? Hebben jullie zelf hiervoor een tool gemaakt? Ik hoor het graag!
Ik deed het meeste in excel en nu nog best veel eigenlijk. Dus alles handmatig. Inmiddels na zoveel jaar wel handige, makkelijke excelbestanden opgezet die ik goed actueel houd, dan is het wel te doen. Offertes en facturen maak ik tegenwoordig in het boekhoudprogramma. Personeelsadministratie in eerste instantie in excel en daarna verwerk ik het in het salarisportaal. Ik heb afgelopen tijd een beetje zitten kijken naar power bi, maar dat is volgens mij toch echt meer voor rapportages. Ik lees mee voor als iemand een goede tip heeft!
ok duidelijk wat betreft offertes en facturen. MAar welk soort documenten maak je wel nog in excel dan? En wat voor soort bedrijf werk je in en hoeveel mensen werken er?
Voor ons bedrijf gebruik ik ook alleen maar excel en word. Bij ons kun je als particulier elektrische luxe producten kopen. Elk product kun je met opties aanpassen. In onze webshop kunnen ze alle prijzen en opties bekijken dus wij maken geen offertes. Het lijkt mij niet handig om daar een boekhoudprogramma voor aan te schaffen omdat toch elke factuur weer anders is. Ook omdat er unieke codes vermeld moet worden op de factuur ivm diefstal van het product. Wel heb ik de standaard factuur voorzien van formules zodat excel zelf de totalen in/ex BTW uitrekent. In een excelbestand hou ik een overzicht bij met opdrachtnummer, NAW van de klant, type product etc. Mocht ik iets terug moeten zoeken, kan ik via zoekfunctie op naam gaan zoeken. Dan heb ik alles in beeld. Er wordt bij ons gepind of mensen maken van tevoren het geld over dus geen debiteurenbeheer nodig. Zelfde geldt voor de facturering voor een grote zorginstelling. Daar plegen wij onderhoud op een 3-tal producten. Elke keer dezelfde prijs maar de aantallen wijzigen alleen. Ook daar een standaard factuur voor gemaakt waar ik alleen maar de datum, factuur- en bestelbonnummer + de aantallen hoef aan te passen. Rest rekent excel dan zelf uit. Opslaan als PDF en dan wordt het gemaild. Wij hebben geen personeel.