Ok ik een probleem; ik heb dus bijna 25000 ongelezen mails in mijn inbox Mijn systeem is: ik scan iedere dag even door de nieuwe mails en als er iets is wat actie nodig heeft dan maak ik een taak aan op mn todolijst. Maar ik gooi nooit iets weg ofzo. Ik weet ook niet waar ik moet beginnen en ik ben ook bang dat ik per ongeluk de verkeerde dingen weggooi, bevestingen van de vakantie etc. Maar met mijn huidige systeem zie ik soms dingen over het hoofd, zoals rekeningen bijvoorbeeld! Zo irritant, rekeningen via email! Ik wil eigenlijk mijn leven beteren. Op mijn werk hanteer ik hetzelfde systeem en dat werkt daar op zich ook met hetzelfde mankement dat ik regelmatig dingen over het hoofd zie, omdat 1 belangrijke mail verstopt zit tussen 10 onbelangrijke mails. Dus vertel me jullie mail-sorteer lifehacks!!!
Mails waar ik nog wat mee moet doen staan op mijn werk in de inbox. Heb er al iets mee gedaan, sleep ik ze naar een mapje met het onderwerp waar het betrekking op heeft. En prive ontvang ik veel nieuwsbrieven etc. Degene die ik niet interessant vind etc die gooi ik gelijk weg. En af en toe laat ik mezelf ook van mailinglists verwijderen. En rekeningen etc probeer ik eigenlijk gelijk voor betaling klaar te zetten in de bank app.
Ik loop 1x per maand al mijn mails langs en gooi ze weg, verplaats (bijv mails over school) of voer de actie uit. Bijlagen met bijv nota's sla ik op, mail gooi ik dan wel. Deleted items gooi ik dan ook weg. Alle sent items ouder dan een jaar gooi ik ook weg. Ik heb eigenlijk nooit mails ouder dan een jaar in mijn mailbox. Ik heb ook een hotmail account voor bestellingen en nieuwsbrieven. Daarvoor heb ik regels anagemaakt, zodat ze na x dagen verwijderd worden. Hotmail verwijdert sowieso zelf de sent en deleted items. Data-opslag kost heel veel CO2, dus goed om ook digitaal op te ruimen.
Ja dit is wel een goede motivatie om er echt wat aan te gaan doen! Ik weet alleen niet hoe ik nu nog zo kan beginnen…
Kun je niet al je mail selecteren en dan de meest recente deselecteren? Of zitten er in die 25000 mails ook nog mails die je moet bewaren? Mijn ervaring is (zowel werk als prive) dat je bijna niets meer doet met mails ouder dan een half jaar. Dus met een beetje speling zou je alles ouder dan een jaar kunnen weggooien.
Ik werk mijn persoonlijke email elke dag bij. Als ik er nog iets mee moet doen, dan blijft het in de inbox, anders gelijk in het archief. Nieuwsbrieven meld ik mij gelijk weer voor af, want ik wil zo min mogelijk onnodige mails ontvangen. Alle belangrijke mails bewaar ik 5 jaar en daarna gooi ik het aan begin van het jaar in 1x weg. Op mijn werk gebruikte ik een zelfde soort systeem, maar dan verdeelde ik alles nog verder onder in mapjes. Zoveel mogelijk gelijk afhandelen iig.
Ik heb privé en werk mapjes gemaakt in e-mail. Dingen die ik wil bewaren gaan daar naar toe. Dus mapje vakantie en daar binnen evt nog verschillende jaren. Pas slepen naar het mapje als de actie is afgerond (dus rekening eerst betalen). Verder zou ik proberen elke dag zo 100 e-mails te doen. Weggooien wat weg kan. Begin evt halverwege, daar kan waarschijnlijk meer van weg en hoef je niet echt wat meer mee. Ik heb heel veel mapjes. Per kind 1 met submappen er onder voor diverse sporten. Een map met bonnen. Een map inloggegevens, gwl, gemeente, telefoon etc. Niet alles in 1x willen doen want daarvoor is het teveel.dus bijv die 100 per dag of juist 1 week per keer of 1 maand. Ik kan ook zoeken op afzender dus als hij te vol is bij mij zoek ik op bijv Kruidvat en kan dan in 1x al die e-mails deleten etc
Ik heb op mn werk regels aangemaakt. Anders wordt ik krankjorum. Tig berichten dat er support tickets op mn naam gezet zijn (dat zie ik ook als ik het ticketsysteem open), dan komen de kaartjes vanuit JIRA nog eens voorbij. Alles met "is toegewezen" gaat direct de afvalbak in, dat zie ik wel in JIRA. Alles waar ik in getagd ben blijft in postvak in. En dan nog loopt mn postvak in geregeld over. In mn gmail ligt dat weer anders, updates van de kdv blijven maar in de spam komen ongeacht wat ik doe (ligt aan hun verzendwijze echt waardeloos). Geregeld schoon ik social en reclame op, maar dan wel vanaf de pc want op telefoon is t geen doen.
Afhankelijk wat t is. Een reservering hoeft niet, maar bepaalde bonnen weer wel (niet zozeer van vakantie overigens maar algemeen)
Nou er zitten nog hele dierbare mails tussen van mijn overleden ouders bijvoorbeeld. En van toen mijn man en ik net een relatie hadden lange liefdesbrieven… emails aan vriendinnen van vroeger. Die moet ik dan ertussenuit zien te vissen.
Bijlagen met declaraties en aankoopbonnen kun je het beste bewaren op je eigen laptop/pc. Dat scheelt weer ruimte in de cloud, hoeven die datacentra weer wat minder hard te werken. Ik heb daarvoor een folderstructuur op mijn laptop. Voor school bewaar is alles van het lopende schooljaar. Daarna gaat het allemaal weg. Mails met tickets e.d. vlag ik. Dan hoef ik die niet te zoeken of gooi ik ze niet per ongeluk weg.
Hah wij gebruiken geen Jira maar Azure, daar heb ik alle notificaties gewoon uit gezet. Krijg ik daar geen mails meer van! Wel nog 1000 andere automatische mails over performance degredations enzo. wel een goede tip om het vanaf de pc te doen! Interface is daar een stuk handiger voor!
Dan is het inderdaad lastiger. Ik denk dat je het nog kunt proberen met filters of zoeken op afzender (naam of mailadres). Dan die mails bewaren (opslaan op eigen schijf)
Ik geef mails wanneer is ze lees direct een categorie mee. Is er actie nodig, dan krijgen ze een vlag. Is er geen actie nodig, maar de info wel relevant dan blijven ze staan. Is het afgehandeld dan gaan ze naar een archiefmap. Alles wat ouder is dan een jaar en een maand gooi ik weg. (Maandelijkse actie) Informatie waarvan ik verwacht dat ze langer relevant zijn wordt buiten het mailsysteem opgeslagen (meestal bijlagen) Elke vrijdagmiddag (actie voor zometeen na de pauze) loop ik door de inbox en archiveer ik wat gearchiveerd kan worden. Mijn persoonlijke mailbox heeft alleen een postvak in en is 1 grote chaos
In je mail kan je ook zoeken. Als je zoekt op naam/ mail adres kan je de dierbare mails eruit vissen en verplaatsen. Doe dit ook met andere belangrijke afzenders. Dan kan je de rest in principe verwijderen. En daarna elke dag of week je mail bijhouden en gelijk verplaatsen Succes!
Hier werken die systemen allemaal niet echt, kost me teveel tijd. Ik heb dus gewoon een grote inbox. Geautomatiseerde en logging mails laat ik met regels in aparte mappen komen, in mn prive mail, geef ik meteen een ster aan belangrijke mails, dan komen ze in een soort favorieten mapje en mails die ik wil bewaren zet ik apart. En dan gooi ik regelmatig alles ouder dan 1 jaar gewoon weg.